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Microsoft To Do a fêté son quatrième anniversaire en avril 2021. L'application a parcouru un long chemin depuis son lancement en tant que successeur décevant de Wunderlist.
Il est désormais étroitement intégré au système d'exploitation Windows et regroupe de nombreuses fonctionnalités dans un design léger. Voici quelques conseils pour utiliser Microsoft To Do.
1. Collaboration et tâches partagées
Microsoft To Do vous permet de partager du contenu avec d'autres utilisateurs. Vous ne pouvez pas partager des tâches individuelles, mais vous pouvez leur donner accès aux listes de tâches que vous avez créées.
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Si vous donnez l'accès à une autre personne, elle pourra afficher et modifier le contenu de la liste. Pour partager une liste de tâches avec un autre utilisateur à partir de l'application de bureau, cliquez avec le bouton droit sur le nom d'une liste de tâches et sélectionnez Partager la liste .
Sur mobile, appuyez sur le Ajouter un utilisateur icône dans le coin supérieur droit. Vous recevrez un lien que vous pourrez partager avec d'autres utilisateurs. Appuyez sur Plus d'options pour limiter l'accès et gérer les membres.
2. Sous-tâches sur Microsoft To Do
Les sous-tâches étaient une fonctionnalité essentielle de Wunderlist qui n'a pas atteint la première itération de Microsoft To Do. Mais l'application prend désormais en charge les sous-tâches depuis quelques années. Appelé Pas , ils vous permettent d'ajouter une série d'éléments à faire sous une seule tâche parente.
Vous pouvez utiliser les étapes de plusieurs manières. Par exemple, ils sont utiles si vous souhaitez contrôler le flux de travail d'un groupe de personnes qui travaillent tous sur un projet, mais ils servent également de rappels à puces pour vous permettre de noter rapidement des réflexions sur un sujet.
Le nombre de sous-tâches restantes est affiché sous la tâche principale dans la liste des tâches.
3. Raccourcis clavier Microsoft To Do
La liste des raccourcis de Microsoft To Do est courte mais efficace. L'application prend en charge toutes les actions les plus importantes. La liste complète des raccourcis sur Microsoft To Do est :
- Ctrl + N : Ajouter une nouvelle tâche
- Ctrl + L : Créer une nouvelle liste
- Ctrl + T : Ajouter une tâche à Ma journée
- Ctrl + D : Terminer une tâche
- Ctrl + F : Chercher
- Ctrl + R : Synchroniser
- Ctrl + 1 : Ouvrir la barre latérale
4. Microsoft To Do Intégration avec Cortana
Microsoft To Do a une intégration avec Cortana. L'intégration vous permet d'utiliser Microsoft To Do à partir de n'importe quelle machine compatible Cortana, y compris Windows, Android, iOS et les appareils domestiques intelligents.
Lorsque vous utilisez Cortana avec Microsoft To Do, vous aurez la possibilité de créer vos listes de tâches et vos rappels directement sur l'application plutôt que dans Cortana. Cortana peut également lire vos tâches dans My Day et d'autres listes que vous avez créées.
Bien sûr, Microsoft To Do n'est pas le seul application à faire qui peut se synchroniser sur tous vos appareils .
5. E-mails signalés dans Outlook
Si vous avez un compte professionnel ou scolaire avec Microsoft, Microsoft To Do s'intègre aux e-mails signalés sur l'application Windows Outlook ou sur le Web. Connectez-vous à To Do et Outlook avec le même compte, et vous verrez une fenêtre contextuelle vous demandant si vous souhaitez activer la fonctionnalité.
Une fois qu'il est opérationnel, tous les e-mails que vous signalez apparaîtront sur Ma journée comme une tâche. Si vous souhaitez ajouter une importance supplémentaire à une tâche donnée, marquez l'indicateur d'e-mail comme haute priorité ; il apparaîtra étoilé dans l'application To Do.
Tous les e-mails signalés peuvent être renommés, recevoir des dates d'échéance et recevoir des rappels.
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6. Gérez votre journée
Vous pouvez utiliser Microsoft To Do de différentes manières, selon le type de contenu que vous stockez dans l'application. Si vous utilisez l'application en tant que gestionnaire de tâches quotidiennes, vous trouverez probablement que la liste My Day est l'une de ses fonctionnalités les plus utiles.
En plus des e-mails signalés dans Outlook apparaissant dans la liste, vous pouvez également y ajouter d'autres tâches. Pour ajouter une tâche à Ma journée, ouvrez la tâche en question (sur ordinateur ou mobile) et sélectionnez Ajouter à ma journée .
La liste My Day propose également des suggestions sur ce que vous devez ajouter. Sur le bureau, accédez à la liste Ma journée et cliquez sur Pour aujourd'hui dans le coin supérieur droit. Sur mobile, ouvrez Ma journée et appuyez sur l'icône en bas de l'écran.
Les suggestions sont basées sur les tâches récemment ajoutées et les tâches dont la date d'échéance est aujourd'hui. L'application ne fera pas de suggestions pour les tâches pour lesquelles des rappels sont définis pour aujourd'hui. Vous pouvez même synchroniser votre agenda Google à l'application Microsoft To Do.
7. Ajouter des pièces jointes aux tâches
Vous pouvez ajouter des fichiers aux tâches Microsoft To Do. Les pièces jointes sont disponibles sur toutes les versions de l'application, offrant un excellent moyen de partager des documents importants entre vos appareils.
Microsoft a limité la taille du fichier à 25 Mo (comme la plupart des services de messagerie). Si vous devez envoyer un gros fichier, vous devrez chercher ailleurs. Pour joindre un fichier, ouvrez la tâche en question et cliquez sur Ajouter un fichier .
8. Voyez votre semaine à venir
Vous pouvez voir vos tâches à venir en utilisant le Prévu liste intelligente. La section Planifié est divisée en parties telles que Plus tôt , Aujourd'hui , En retard, et Plus tard .
Votre onglet Plus tard affiche les tâches à venir pour les cinq prochains jours ; En retard affiche les tâches que vous devriez déjà avoir terminées mais qui n'ont pas encore été marquées comme telles.
Pour activer les listes intelligentes, ouvrez l'application To Do sur votre bureau, puis cliquez sur votre photo de profil et accédez à Paramètres > Listes intelligentes . Basculez les curseurs à côté des listes que vous souhaitez activer.
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9. Changement de compte
Avec le changement de compte, vous pouvez accéder à la fois à vos comptes Microsoft professionnels et personnels et passer facilement de l'un à l'autre.
Pour configurer le changement de compte sous Windows, cliquez sur votre photo de profil dans le coin supérieur gauche, sélectionnez Gérer les comptes , et frapper Ajouter un compte . Sur Android, appuyez sur le Suite menu (les trois lignes horizontales dans le coin gauche), puis appuyez sur votre adresse e-mail et sélectionnez Ajouter un compte .
10. Tuiles vivantes
Si vous êtes un utilisateur de Windows 10, vous pouvez profiter de la prise en charge de Microsoft To Do pour les vignettes dynamiques. Vous pouvez épingler autant de listes que vous le souhaitez dans le menu Démarrer. Pour épingler une liste, ouvrez l'application To Do, faites un clic droit sur la liste en question et sélectionnez Épingler pour démarrer .
Malheureusement, vous ne pouvez pas effectuer de tâches à partir de la vignette dynamique. En cliquant sur la vignette, vous accédez directement à la liste de l'application principale.
Essayez Microsoft à faire
Si vous avez envie d'une nouvelle application de gestion des tâches, il est temps de donner une chance à Microsoft To Do. Il est devenu un outil digne de la suite d'outils de productivité de l'entreprise et complète parfaitement le Microsoft OneNote, plus complexe.
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Dan a rejoint MakeUseOf en 2014 et est directeur des partenariats depuis juillet 2020. Contactez-le pour toute demande de renseignements sur le contenu sponsorisé, les accords d'affiliation, les promotions et toute autre forme de partenariat. Vous pouvez également le voir errer dans la salle d'exposition au CES de Las Vegas chaque année, dites bonjour si vous y allez. Avant sa carrière d'écrivain, il était conseiller financier.
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